必見!情報収集のコツとポイント

インターネットには情報があふれ、そのほとんどが無料で利用することができます。
しかし・だからこそ必要な情報を効率よく手に入れることが難しくなっているのではないでしょうか。

今回は、効果的な情報収集について、まとめてみました。

情報収集を制する者こそが大きな成果を

情報収集は、本来行うべきタスクの前に行う『それ自身ではお金・CVを生まない』業務です。

まずは、『情報収集』というコトバを定義してみましょう。
『情報収集』は、『本来行うべきタスク』の前に行われるものであり、直接それ自体では『お金(≒CV・成果)』を生まない業務とも考えられます。
やはり、なるべく簡単に済ませたいものですね。

効果的に情報が集まらないと、毎回ムダに時間・テマがかかり、『本来行うべきタスク』にも悪影響を及ぼすことにもつながります。必要な情報が効果的に集まると、『本来行うべきタスク』がスムーズに進むだけでなく、結果として全体の成果UPにもつながります。

もはや『情報収集を制する者こそが、大きな成果を出せる!と言っても過言ではないのです。

二種類の『情報』

次に、『情報』について詳しく考えてみましょう。
情報は、自分が五感を使って直接得た『一次情報』と、そうではない『二次情報』に分けられます。

一次情報に触れよう

ネット検索などで入手できる情報の多くは、情報元以外の第三者によって加工・編集された『二次情報』であることがほとんどです。

パンの写真?クロワッサン?フランスパン?

例えば、写真のような2つの画像について、考えてみましょう。
どちらも『パンの写真』であり、間違いではありませんが、画像・内容は、明らかに別のものです。

『パン≒クロワッサン』と認識している人が『このパン外側がサクサクしておいしいですね』と伝えた場合、『パン≒フランスパン』と認識している人は違和感を感じるかも知れません。

目の前にクロワッサンがある状況(一次情報を共有)でコミュニケーションすれば誤解は減らすことができますが、正しく情報が切り取られなかったり、間に人を挟んだ二次情報は、情報の『ねじれ』『誤解』を起こしてしまうのです。事実は何か?思わぬ切り取られ方をされていないか?必ず確認するようにしましょう。

二次情報は使えない?

朝のイメージ・朝食・おいしそう

では、二次情報は、まったく使えないのか?というと、そうではありません。
上の画像でも、『朝のイメージ』『朝食』『おいしそう』など、(分類・まとめ方にもよりますが)もとの情報(一次情報)に対して共通したイメージを持つ人がどれくらいいるのか?(どんな二次情報が多いのか?など二次情報の傾向)を知ることで、間接的に一次情報を判断基準にすることができます。

一次情報の集め方

では、効果的に一次情報を集めるには、どうすればよいのでしょうか?
直接回答者に会ってヒアリングする場面を想定し、考えてみましょう。

『事前準備』は必須

人に会い直接ヒアリングをする時、事前にそのカテゴリーの概要を理解しておくと、回答者と目線を合わせることができ、スムーズに情報を集めることができます。

インターネットで簡単に情報が手に入る現代ですが、おススメは「同じカテゴリーについて書かれた複数の書籍を3~5冊程度『サクっと・短期間で』読む」です。(必ずしも精読する必要はありません)

ポイントは内容の『共通の内容』を見つけることです。
すべての書籍に『共通で書かれている内容』が、そのカテゴリーの重要なテーマであり、著者によってテーマへの切り口・視点が違うため、複数の書籍を読むことで同じテーマについて、より深く理解することができます。さらに可能であればその中に『オフィシャル情報』も加えてみましょう。業界団体・メーカーなどによるオフィシャル情報は、多少ハードルが高いかも知れませんが、カテゴリー理解の精度を格段にUPさせてくれます。

クローズドクエスチョン・オープンクエスチョン

リンゴ・バナナどちらが好きですか?

『リンゴは好きですか?』などのYES・NOで答えられる質問や『リンゴとバナナどちらが好きですか?』のように、いくつかの選択肢から選んでもらう質問(クローズドクエスチョン)は、回答者に余計な負荷をかけずに明確に分類できる回答を得ることができます。

『どんな果物が好きですか?』など、相手が自由に回答できる『オープンクエスチョン』は、質問内容によっては相手に考える負荷を与えますし、思わぬ回答が出るなど、後のデータ整理のハードルも上がりますが、うまく使うことでより詳しい情報を得ることができます。

ヒアリングシート・チェックシートの活用

慣れないうちはヒアリングシート・チェックシートを使ってみるのも良いかも知れません。

ヒアリングに慣れないうちは、回答して欲しい内容をまとめた『ヒアリングシート』『チェックシート』を使うのも良いかも知れません。

ヒアリングシート・チェックシートを使うことで、質問のモレ・ヌケを防ぐことができたり、必要な情報を短時間で集めることも可能になり、集めた情報の整理もしやすくなります。ただし、十分な説明もなく回答者に渡したりすると、設問内容が思わぬ誤解をされるなど、うまく回答が得られないこともありますので、直接目の前で説明を加え、質問の意図を十分理解してもらいながら回答を得るくらいの方が、良いのではないでしょうか。

情報を持っている人にアプローチする

情報を持っている人に聞いてみましょう

当然ですが、質問した相手が答えを知らないのでは、結局時間のムダになってしまいます。

直接会って質問する機会を得るということは、相手の貴重な時間を奪っている事でもあります。インターネットや書籍などで事前に調べられることは先に調べる情報全体の構成や質問のポイントを理解・整理しておくなど、最低限の準備を済ませ、なるべく効率よく情報収集ができるようにしましょう。

質問する時間を区切るのも良いかも知れません。

自分なりの意見を持つ

人に会って直接質問する場合、状況に応じてその場で質問を変えていくことができるのも大きなメリットです。

もちろんヒアリングのハードルは上がりますが、ダイナミックに質問項目を変化させることで、思わぬ新しい情報や、より深い情報を引き出すことも可能になります。ポイントは『自分なりの意見・視点』を持つことです。回答の誘導や回答者との対立、内容理解の『ねじれ』につながる『偏見』ではなく、より深い回答を引き出すための『意見・視点』を持つよう心がけましょう。

アウトプットしてみる

情報『収集』と聞くと、多くの人はインプットにばかり目が行きがちですが、実はアウトプットしてみることも、とても重要です。

近年はSNSなど個人が発信できる場も増えましたが、非公開で進めるのであれば、紙などにポイントを箇条書きにしてみたり、内容・概念をフローチャートなどの図にまとめてみるだけでも情報が整理でき、何が不足しているのか?を理解することができます。

Yahoo!ニュースの見出しは13文字なのは有名な話です(半角含めて13.5文字)。
限られた文字数で必要な情報を伝えるには、情報の『本質』を理解することが必要になり、結果として次の『判断する』ステップへスムーズに進むことができますので、その『略し方』『まとめ方』は、とても参考になります。

Yahoo!ニュース トピックス「13文字見出し」の極意 難関「コートジボワール」はどう表現?
https://news.yahoo.co.jp/newshack/inside/yahoonews_topics_heading.html

情報を判断する

情報を判断する基準は事前に決めておきましょう

『何らかの目的』があって集められた情報は、『判断』のステップへと進みます。
事前に想定していた『基準』に基づき情報を判断・整理します。

情報を判断するには、様々な『軸』『区分』で区切ること・事前に判断基準を決めておくことが必要です。
以前の投稿で区切ることの意味について書いていますので、合わせてご覧ください。

広告レポートってむずかしい|運用型広告の報告会をうまく進めるには?(その1)
https://www.urban-project.jp/blog/recommended/2169/
ビジネス理解の具体例|運用型広告の報告会をうまく進めるには?(その2)
https://www.urban-project.jp/blog/recommended/2748/

結局は情熱が必要 それも熱過ぎるくらい とびっきりの

情熱・情報への、目的へのエネルギーが大切です

ここまで書いてきて、元も子もない話なのですが、結局のところ情報収集の最大のコツは『情報収集へのエネルギーをあげる』『モチベーションを維持する』ことに尽きるのかもしれません。

テクニカルなノウハウがいくらあっても、「情報収集」はもちろん、その先の「目的への『情熱』」がないと、良い情報は得られないのではないでしょうか。

クライアント様のビジネスを理解し、より良い結果につながる・より良い提案のためには、目線を合わせること・同じ方向を向くことが欠かせません。私たちアーバンプロジェクトは、クライアント様の『目的』『目標』を十分理解すること、そのために必要な情報を得ることにも情熱を持ち日々活動しています。ぜひ一度お問い合わせください。

この記事と同じカテゴリの記事